IdeenExpo GmbH - IdeenExpo 2017

Die IdeenExpo ist das bundesweit größte Jugend-Event für Naturwissenschaften und Technik. An 9 Tagen strömen über 360.000 Besucher auf eine Fläche von rund 100.000 qm und entdecken eine informative Erlebniswelt, bei der sich Unternehmen, Hochschulen, Verbände und Schulen jugendgemäß und auf Augenhöhe präsentieren. Im Jahre 2017 fand die IdeenExpo zum sechsten Mal statt – und dabei zum ersten Mal unter der organisatorischen Projektleitung von event it für den Auftraggeber die IdeenExpo GmbH.

Alle 2 Jahre findet die IdeenExpo in Hannover statt, mit dem Ziel Schüler aller Altersklassen für naturwissenschaftliche und technische Berufe in den sog. MINT Bereichen (MINT steht für Mathematik, Informatik, Naturwissenschaften und Technik) zu begeistern.

Es ist die größte aller bisherigen IdeenExpo Veranstaltungen:
Neun Tage Veranstaltung, drei Konzertabende, 250 Aussteller, 650 Mitmach-Exponate und insgesamt über 700 Workshops, sowie 17 Tage Aufbau, insgesamt mehr als ein Jahr Vorbereitungszeit, über 120 Trailer Material + Equipment und 50 zu koordinierende Gewerke sind nur ein paar der Kennzahlen dieser herausragenden Veranstaltung.

In zehn Themenbereichen zeigten Unternehmen, Hochschulen, Verbände und viele Schulen den jungen Besuchern die aussichtsreichen Perspektiven in den MINT-Berufen mit Leidenschaft auf. Besonders die Mitmach-Exponate für eine fundierte Wissensvermittlung mit hohem Spaßfaktor standen bei den Besuchern hoch im Kurs und zahlten auf das übergreifende Motto der Veranstaltung ein: „Mach doch einfach“.

Ganz einfach lässt sich auch das Aufgabenpaket von event it für diese Veranstaltung zusammenfassen: Planung, Organisation und Durchführung der IdeenExpo. Dahinter verbergen sich eine Vielzahl von ToDo‘s, zu steuernden Themen und Gewerken, sowie ein Team von über 15 Projektleitern.

Projektmanagement und übergreifende Koordination:
Etwa 50 Gewerke und weitere Agenturen hat event it als zentrale Eventagentur, sowohl in der Vorbereitungs-, als auch in der Produktionsphase koordiniert und betreut. Zusammen mit der IdeenExpo GmbH entstand ein übergreifendes Zeitmanagement und eine webbasierte Kommunikation-Cloud-Plattform, so dass am Ende alles zur rechten Zeit am richtigen Ort war. Und – nicht ganz unwesentlich – im vereinbarten Kostenrahmen stattfand.

Flächenplanung und Bedarfsmanagement:
Drei Messehallen, das Konferenzzentrum, Zelte, ein umfangreiches Außengelände , sowie Backbereiche und Leergutlager  ergeben zusammen rund 100.000 qm Veranstaltungsgelände. Was nach viel Platz klingt, ist im Detail dann doch sehr knapp. Neben den 250 Ausstellern mit zum Teil großen Sonderexponaten (u.a. LKW, Hubschrauber, TV-Studio) wurde auch umfangreiche Funktionsbereiche benötigt für Lehrer, Presse, Workshops, KinderUni, Ehrengäste aus Politik & Wirtschaft und Crew. Gemeinsam mit den Gewerken Messebau und Technik, sowie einer umfangreichen CAD Planung wurden alle Bedarfe abgestimmt und erfolgreich realisiert.

Messebau, Technik, Logistik, Infrastruktur:
Die zentralen Gewerke Messebau und Technik hat event it vollumfänglich betreut. Angefangen bei der Fachplanung und der Vorbereitung der detaillierten mehrstufigen Ausschreibungen in Absprache mit der IdeenExpo GmbH, über das inhaltliche und kaufmännische Projektmanagement, bis zur Unterstützung beim Kostenmanagement.
Das Aufgabenpaket umfasste darüber hinaus ebenso die begleitenden Gewerke für Grafik-Produktion, Infrastruktur, Logistik und Baukoordination.

Besuchermanagement und Service am Gast:
Um die insgesamt 360.000 Besucher reibungslos und möglichst stau-frei einzulassen ist eine genaue Planung unerlässlich. Es wurden spezielle Counter für Schulklassen geschaffen, Verkehrslenkung für die täglich über 200 Busse installiert und ein jugendgemäßes Leitsystem für eine gleichmäßige Verteilung auf dem Gelände entwickelt.
Zusätzlich wurden spezielle Hostessen und Hosts von event it rekrutiert, geschult und eingesetzt. Gesonderte Führungen für Gruppen durch Scouts und ein gut besetztes System von Info-Counter rundeten den Besucherservice ab.

Sicherheitsmanagement:
Das Mitwirken von event it beim Sicherheitsmanagement war eine wichtige und nicht zu unterschätzende Aufgabe bei einem Public Event in dieser Größenordnung. Zu den Aufgaben zählte die Koordination des Sicherheitspersonals von der Ausschreibung bis zur Abrechnung, sowie die unterstützenden Maßnahmen bei der Einrichtung von Einlasskontrollen inkl. des Gepäckhandlings.

Sonderveranstaltungen:
Doch damit nicht genug: neben der Hauptveranstaltung wurden weitere Sonderveranstaltungen vor und während der IdeenExpo durch event it betreut: Darunter fallen der Sponsoren-Kick-Off und Parlamentarische Abend im Vorfeld, sowie die Eröffnungs- und Abschlussveranstaltung und auch das Bergfest mit rund 1.400 Gästen.

Alles in allem war und ist die IdeenExpo ein Herzensprojekt des gesamten event it Teams. Jeder wollte bei diesem tollen und herausfordernden Projekt mit dabei sein und seinen Teil für die Zukunftsperspektiven von Jugendlichen beisteuern.

Weitere Informationen zur IdeenExpo finden Sie hier.

 

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Der Aufbau im Zeitraffer-Video

IdeenExpo 2017

IdeeExpo 2017 – Ein RückblickDie IdeenExpo ist das bundesweit größte Jugend-Event für Naturwissenschaften und Technik. An neun Tagen strömten über 360.000 Besucher auf eine Fläche von rund 100.000 m² und entdeckten eine informative Erlebniswelt, bei der sich Unternehmen, Hochschulen, Verbände und Schulen jugendgemäß und auf Augenhöhe präsentierten. Im Jahre 2017 fand die IdeenExpo zum sechsten Mal statt – und dabei zum ersten Mal unter der organisatorischen Projektleitung von event it für den Auftraggeber die IdeenExpo GmbH.

Posted by event it AG on Montag, 19. Februar 2018

Eventmanagement-Referenzen